杭政办〔1999〕52号

市政府各部门、各直属单位：

自去年市政府办公厅下发《关于进一步加快公文运转，提高办文效率和质量若干意见的通知》（杭政办〔1998〕9号）以来，市政府办公厅及各部门和直属单位按照通知要求，认真研究改进公文处理工作，取得了一定成效。但目前在办文工作中，依然存在着职能不清、责任不明、报文过多、办文不规范等问题，不仅牵扯了市政府领导的大量精力，也影响了办文效率和公文质量的进一步提高。根据国务院办公厅国办函〔1999〕6号文件精神，结合“三讲”教育整改措施的落实，经市政府领导同意，现就改进公文处理工作有关意见作如下通知：

一、进一步落实报文责任制。

1、各部门、各单位要直接对话。凡是可以当面商洽、会议协调、现场办公、电话沟通等方式办理的事项，应尽量采用这些方式直接办理，减少文来文往；凡一些例行性事项，可以采用规范的表式处理的，应尽量改用表式。

2、各部门要切实履行职责，属部门职权范围内的事务，应由部门自行发文或联合发文；凡明确由主管部门办理的事项，报文单位应直接向主管部门行文，不要再向市政府请示。

3、各部门、各直属单位上报市政府的请示性公文，如涉及其他部门职权范围内的事务，主办部门必须事先征求有关部门的意见。如有分歧，在报市政府之前，主办部门负责人应主动与协办部门负责人协调。如协调后仍不能取得一致意见，主办部门在向市政府请示时应说明协调情况，列出各方意见及理据，提出倾向性意见，并由主办部门主要负责人签发，与协办部门会签后上报，以便市政府领导进行协调或裁定。

4、各部门上报市政府的请示性公文，必须由主要负责人签发（遇有主要负责人出差、出访等特殊情况，可由主持工作的负责同志签发），并在公文眉首标注签发人，编印发文字号。向市政府报送的请示性公文，不要直接报送领导同志个人；确有需要，可在主送市政府的同时，抄送领导同志个人。

5、各部门上报市政府的公文，除按规定数量呈送纸介质文件（一般为请示3份、报告5份）外，还应同时报送电子公文，以提高公文处理时效。上报的公文如有附件及有关背景资料的，应随同主件一并送达。

二、严格执行退文制度。

1、办公厅秘书一处要按照有关规定，对上报市政府的文件进行认真审核。对不符合报文规范的，包括未编文号、未标注签发人、文种使用不当、一文多事、越级请示的公文，应填写《退文通知单》，直接退呈报单位。

2、办公厅各办文处室对秘书一处送办的公文应进行认真复核，如发现不符合报文规范的，特别是属部门职权范围和需经部门协商而未协商的公文，应于2个工作日之内提出退文意见，经分管秘书长（厅主任）同意后，交秘书一处填写《退文通知单》退呈报单位。

三、改进办公厅的协调工作。

1、市政府分管秘书长、厅主任应按照职责分工，协助分管市长做好工作，当好参谋助手。要减少对外协调事务，避免包揽部门职能，将主要精力转到对公文的审核把关、决策的督查落实和跟踪调研上来。对外协调应根据市政府领导授权和委托进行。

2、办公厅各处室在办文中需征求有关部门意见，应经分管秘书长（厅主任）以上领导签署意见，或填写《公文处理征求意见通知单》，加盖“公文处理专用章”后以办公厅名义发出，不得以处室名义直接对外行文。

四、切实加强督办反馈工作。

1、各部门要高度重视办文工作，对市政府交办的文件，主要负责人要亲自过问，督促办理，并在规定时间内反馈。各部门对主送本部门的各类请示性公文必须限期答复：凡本部门可以办理的请示事项，应在5个工作日内予以答复；对需要由几个部门协商办理的请示事项，受文部门应在10个工作日内予以答复；对一些紧急事项、突发事件和抢险救灾等的请示，要急事急办、特事特办、随到随办。各部门对收到的各类请示性公文，在规定期限内难以办结的，要及时向来文单位进行中间反馈，说明不能按期办结的原因或理由，并告之预期办结的时间。

2、市政府办公厅实行公文办理定期通报制度，对交由各部门研究提出意见逾期未反馈又不能说明正当理由，甚至久拖不办造成不良影响的，将进行通报批评。

附：《退文通知单》、《公文处理征求意见通知单》样式（略）

杭州市人民政府办公厅　　　　

一九九九年十二月二十三日